大衛．艾倫

博客來0010731198

搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟

▎書籍簡介

GTD（Getting Things Done）是一套幫助人們重新掌控生活與工作的時間管理方法。

透過五個步驟，讓大腦不再承擔記憶與追蹤任務的負擔，恢復專注與行動力。

▎GTD 是實用的方法論

最近在重新整理自己的待辦系統時，第一次讀這本書。

在尋找合適的軟體與管理方法時，想起了 GTD——這個在許多生產力書籍中被引用的方法論。

GTD 不僅有清楚的「五個步驟」，書中也提到許多在心態與實踐上的具體建議與避雷，實際應用後會發現它真的很實用。

▎解決「大腦被任務塞滿」的狀態，讓心情變得美麗

你有沒有這樣的經驗？

想到一件事沒寫下來，就會忘記；或腦中不斷重播「還沒做的事」。

準備開始工作時，腦袋卻在盤點所有待辦，無法專心。

偶爾忘記一些週期性的任務（繳費、生日、連假規劃……），造成懊惱與壓力。

這些狀況，正是 GTD 想解決的——「大腦被任務塞滿」的問題，

讓人把注意力從「記得要做什麼」轉回「真正去做」。

我原本就有時間與任務管理的習慣，但在閱讀這本書後，

才發現自己在工作流程上其實會些卡卡的地方，卻沒意識到。

實踐 GTD 的概念約一個月後，我感覺到自己的焦慮明顯減少，處理事情時也更有節奏。

而且目前正在使用的軟體配合起來也蠻順，未來還會繼續觀察與微調。

▎分享幾個讓我受用的觀念

1. 2分鐘定律

若處理一件事所需時間少於 2 分鐘，就直接完成。

這幫助我減少拖延，也讓清單更乾淨。

2. 將模糊變成具體的下一步行動

只有在明確定義「下一步是什麼」，才真正能開始行動。

所以我開始練習把想法具體化並寫下來，不再被模糊的「待辦」卡住。

3. 將來清單（Someday/Maybe List）

把暫時不做、但不想忘記的事放進這個清單，過一陣子再檢視。

讓我從「一直記著沒做的事」中解放出來，腦袋真的變輕了。

▎結語

雖然這本書的內容相當豐富，我們可以根據自己當下的狀態，挑出最有感的部分開始練習。

如果你對生產力與時間管理有興趣，這絕對值得一讀。

它不只是提高效率的方法，更像是一種讓大腦回歸平靜的生活練習。

你是怎麼安排自己的工作與生活的？

歡迎留言和我分享，也許我們都在尋找屬於自己的「搞定」方式。

《搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》
作者：大衛‧艾倫
譯者：向名惠, 林淑鈴
類型：商業理財
出版：商業周刊
喜愛程度：5/5

來讀一本讓大腦回歸平靜的任務管理法

書中最讓我印象深刻的叫做「兩分鐘定律」，意味著當你的待辦清單中，有可以在兩分鐘之內完成的事，那就不用猶豫，盡快完成就好。這其實可以很快速的解決我們的拖延症，其核心和「番茄工作法」有點類似，就是將「行動」這件事的心理壓力降到最低，如此一來就能讓我們的身體更願意踏出第一步。
仔細想想，現代人之所以容易有拖延症，主要是因為我們沒有想清楚到底要從何開始。心裡一直卡著一
件事，也知道這件事需要趕緊完成，但總會想著拖到最後壓線的時候再來完成。相信我，以我過往的經
驗來說，壓線繳交出來的東西並不會太好，不要輕易相信壓線前的靈光乍現。
總之，運用兩分鐘定律可以讓我們快速完成手中許多雜事，比如回一封mail、打一通電話、關心一下同
事與家人，這些其實都可以在短時間之內完成，不用刻意拖延掛一件事情放在心上，趕緊完成就對了。

搞定！

這本書主要介紹GTD系統：透過「捕捉（記下來、釋放大腦）-理清、分類（決定怎麼處置）-回顧（避免瞎忙）-執行」來協助人把所有重要的事情做好，同時減輕頭腦記東西的負荷。整本書的概念與《打造第二大腦》有些異曲同工之妙，不過《搞定》更注重在行動導向的任務、《第二大腦》則是比較像教你怎麼分類所有的 input，像是沒有行動的 reference 該放去哪裡⋯等。

理論寫的可行、可靠，文字讀起來也很輕鬆但不會太短、太口語。因為算是生產力工具書，需要透過實作來發揮本書的效用，我自己嘗試了許多方法後使用了應用程式 thing 3，雖然要錢但是我覺得蠻有用的，有興趣的話他的網站有提供免費的桌機版可以下載試用。目前市場上也有很多針對GTD方法設計的應用程式，我自己覺得數位工具結合GTD真的是針對「解決代辦事項」最最有效的解決方案。當然，最最重要的開始行動！

📖 生命中所有值得達成的目標都需要練習。事實上，生命不過是一連串的練習、持續努力精進各項動作。一旦了解正確的練習機制，學習新事物就會變成毫無壓力、歡欣而平靜的體驗，亦即可以穩定人生各種領域，並在困境上推動正確價值觀的過程。

雖然作者提到的客戶或是目標讀者聽起來很像職場的資深管理階層——有家庭、職場、個人等領域需要兼顧，但現代人有誰何嘗不是如此。總而言之，這是一本適合：想要把生活整頓的更有條有理的人、總覺得彷彿有什麼事還沒做或忘記做的人、很忙碌而覺得時間不夠用的人。

現代生活雜亂症狀的解藥

Get Things Down：用五個行動搞定任何工作✅
本書的邏輯架構非常強，嚴謹有條理，以大綱-細項-總結-延伸，明確的指出每個階段該如何運作、會遇到的困難及解決方法

（不過啃書獸的邏輯並沒有那麼好，因此下方整理出來的項目，僅是依個人理解所寫成，也會有疏漏的地方，如果想了解的更仔細還是麻煩看一下這本書喔）

1.捕捉
▪ 首先花幾個小時的時間來仔細細想目前生活的所有事。
▪ 什麼都可以，工作上的困擾、人際上的互動、很久沒清理的桌面、想旅遊的地方……越詳細越好，先把不同的事項都在一張紙上寫下個大大的標題
▪ 完全理解所有無需處理的事情，才能因為「選擇不去處理」而感到愉快；當能清楚看見所有吸引自己注意的積存事項有盡頭時，捕捉就完成了
2.理清
▪ 接收到事情時要平等的加工每一件事，判斷那是什麼、決定要採取什麼行動、照決策進行安排
▪ 一次加工一項事件，專注在一件事上；多工作業僅限於完全按照順序處理事物、不逃避的做出任何決策時才有效
▪ 找出「具體下一步能做什麼」的事項，有可能是丟棄or不作為or採取行動；如果2分鐘內可以完成，就立刻去做
3.整理
▪ 將理清出來的事項分別放入不同的項目（現在/將來清單）中，規劃要如何達成
▪ 對越不擅長的事，詳細的列出check list，確保每一個小細節都能掌握
▪ 但首要步驟是降低認知負擔，避免不斷的想：這件事要做什麼
4.回顧
▪ 不斷更新，確保系統的最佳功能，清單與實際情況相聚太遠時，大腦就會強迫自己將注意力放在低功能的記憶層次
▪ 要站在更高一點的角度來縱觀自己的工作與生活，才能更朝向設定的目標進行
5.執行
▪ 由小而大的去處理各個項目，由下往上慢慢聚焦
▪ 直接著手於當下的事務，這是目前能做、最有意義的事

解決事項：陷入極度低效無能、不必要的心理壓力漩渦中。減少在直到最後一刻的壓力截止前，都不斷地逃避決策行為 & 掌握失控邊緣的生活

但此方法需要2年的時間才能完全掌握，需循序漸進因此作者推薦首次讀完後，3個月再當重讀一次，挑需要的部分閱讀即可，再次加深印象，而剛好最近就是約3個月的時間，重新閱讀後，跟第一次讀的感覺差很多，彷彿又更深層的知道這個「掌控人生」的方法為何

不過另一本書，同為時間管理，卻覺得這種方式沒有活在當下，也無法找到生命的意義，之後也會再介紹那一本。
看兩本書說著相同主題，但卻抱持著完全相反的立場，真的很有趣

史上最有用的時間管理

做出艱難的決策唯一辦法就是回歸這件事的「目標」，如果你能善用2分鐘好好思考，一定能大大改善工作效率、決策品質或是生活品質。這是超級詳細的「時間管理」工具書，對於梳理人際關係也有相當大的助益，實踐這個方法可以和對方之間的溝通時間減少，每個人的注意力也會提升。當下我便立刻修改了行事曆和調整記帳軟體的各預算專案，心情真的輕鬆很多，就像書中提到的，關鍵在「下一步行動！」無論事務還是人際關係，真正動手去做才是最根本的。

馬克吐溫：取得領先的祕訣就在於盡快著手。而盡快著手的秘訣，就是把複雜的事情切割成許多做得到的小事，然後從第一件小事開始。這說明從小的事情開始累積解決問題的能力和自信及掌控專案的能力，當問題都迎刃而解的時候，對事情的掌控力越深，你就越有自信。

就像做收納整理一樣，把生活中不需要的東西斷捨離，讓空間留下餘裕。搞定不僅是管理任務及專案的方法，更是許多層面上專注有意義的工作、正念生活及心理健康，而非單純提供提高效率或產能的方式。它強調(並要求)人們必須使用結果導向思維來處理事情，並以具體的方式捕捉、理清、整理、回顧結果，進而能更清晰思考—也就是描繪出讓人生更加美好的核心實踐方式。

關鍵在「下一步行動！」

早期剛出社會工作時
很依賴自己的腦袋去記事情
但是當工作越來越多
甚至是結婚生小孩後
記自己的事情之外還要記整個家庭的事情
難怪很多人都說懷孕生小孩後都會變笨
因為要記住、要處理的事情更多
加上不懂得善用管理技巧幫助自己

一直遇到《搞定》這本書
這本書作者整理了一套GTD清單管理系統
透過這套系統可以很有系統、效率地組織生活大小事

作者提到5大步驟
1.捕捉→所有想到的事記錄下來
2.理清→是什麼？是否可行動？下一步行動？可否兩分鐘內完成？
2.整理→分類「待處理」，委派人他？延遲處理(安排時間、下一步行動清單)
4.回顧→不斷檢視前面執行任務的狀況，也能再次思考任務的意義
5.執行→把分配好的任務完成

本書記憶最深刻的一句話
★大腦是用來思考，不是用來記憶的
而GTD系統使人有意識地去捕捉及思考每一項任務
也在理清任務時進行了段捨離
且能在兩分鐘內立刻去做可以改善拖延
剩下的精力、專注力留給真正有價值的事情

GTD系統輕鬆管理生活大小事

即便現在我們已經擁有很多高科技產品與網路資源，但待辦的事情依舊從未減少過，時間永遠都不夠用。我們的大腦經常需要長時間的運轉，每時每刻都在想著該怎麼處理未完任務。這也就是為什麼市面上會推出那麼多關於「時間管理」、「工作效率提升」等類似課程，因為我們真的需要知道，該怎麼做才能在有限的時間內完成待辦事務。
 
幸好，這一切都有方法可以依循，藉由《搞定》這本書所教我們的，可以用「兩分鐘定律」解決拖延症，再用「下一步行動」高效率完成任務。

兩分鐘就可以搞定的事，幹嘛還要拖？  大衛‧艾倫《搞定》

自從成為全職家庭主婦後，生活中總是有太多事情需要處理，每天忙到不可開交。因緣際會在朋友的推薦下，我就看這本書。

書中介紹了一套非常有效的時間管理方法，幫助我在繁忙的家庭生活中找到了平衡。搞定五步驟包括：收集、整理、規劃、執行和回顧。作者用簡單易懂的語言教導讀者如何利用這套方法提高工作效率，讓我們能夠在短時間內完成更多的事情。

我最喜歡的部分是整理和規劃。透過對事物的整理，讓我能夠清楚地看到每一個待辦事項，並將它們分類、安排好。而規劃則讓我學會了如何分配時間和精力，將事情一一解決。

在實踐這套方法後，我的生活變得更有條理，不再感到手忙腳亂。我開始享受到時間管理帶來的成果，家庭生活變得更和諧，我也有更多時間去嘗試新事物，關注時尚趨勢，並與朋友分享生活中的點點滴滴。

然而，我認為這本書對於初學者來說，有些部分可能會感到困難。但只要不怕嘗試，多加練習，我相信每個人都能掌握這套方法，讓生活變得更美好。

總之，這本書對我來說是一本非常實用的好書。雖然有些地方需要一點耐心去消化，但只要用心去學習，就能感受到它帶來的好處。搞定五步驟不僅適用於職場上，也能運用在日常生活中，讓繁忙的家庭生活變得井然有序。

而且，這套方法還讓我學會了如何在緊張的生活中保持冷靜，並從容面對各種挑戰。無論是處理家庭琐事，還是和丈夫共同規劃未來，我都能夠更加自信地應對。這也讓我的生活變得更加美滿和充實。

儘管這本書對我來說非常有用，但我想，每個人的需求和情況都不盡相同。所以，在選擇這本書時，最好根據自己的需求來判斷它是否適合自己。如果你也和我一樣，在生活中需要一些指引，希望提高工作效率，那麼《搞定！工作效率大師教你：事情再多照樣做好的搞定5步驟》或許就是你需要的那本書。

我給這本書的評分是4.5分，主要是因為它真的對我的生活產生了很大的影響。我非常推薦給那些想要改變生活、提高效率的朋友們。希望這本書能夠帶給你們和我一樣的收穫和喜悅。

最後，我想對作者David Allen表示感謝。他的智慧與經驗讓我們能夠更好地面對生活中的種種挑戰，也讓我們學會了如何在繁忙的生活中找到平衡。透過這本書，我相信大家都能感受到搞定五步驟的強大魅力，並將它運用在自己的生活中，讓生活變得更加美好。

用搞定五步驟，讓生活更輕鬆

每天都在百貨公司忙碌的我，面對繁瑣而繁重的工作，常常感到手忙腳亂，而且幾乎無法喘息。很多時候，我都希望有個可以幫助我有效管理時間、提高工作效率的工具或者方法。就在這個時候，我遇到了這本書。

書中，作者提出了5個簡單明瞭的步驟，讓我們可以輕鬆地將事情做好，進而提高工作效率。我特別喜歡其中的一個觀念，那就是"先處理能在兩分鐘內完成的事"。這個觀念讓我大開眼界，並且實踐後，確實能讓我感覺到生活的輕鬆與愉快。

我也很欣賞作者對於"心無旁騖"的強調。他認為，我們在做任何事情的時候，都要將注意力完全集中在當下，這樣才能達到最好的效果。這一點在我的生活中起到了極大的作用，讓我在面對繁忙的工作時，能夠更專注，也更有效率。

然而，這本書並非只有好處。我覺得作者在解釋一些理論時，過於抽象，讓人難以理解。我曾多次在閱讀過程中感到困惑，不過，只要稍加耐心，總能找到解答。

儘管有些小瑕疵，但是整體來說，這本書對我來說是一本寶典。它教會我如何在生活中找到平衡，如何在忙碌中保持冷靜，如何在壓力中找到樂趣。所以，如果你和我一樣，面臨忙碌工作，追求更高效的生活品質，那麼我強烈推薦你閱讀這本書。相信它能帶給你不一樣的啟示和收穫。

書中的方法和技巧，不僅適用於工作場合，更可以運用在生活的各個方面。例如，如何在家庭和職場之間取得平衡，如何更好地安排自己的時間和精力等等。這些實用的建議，讓我在生活中得心應手，應對各種挑戰。

此外，這本書還提到了如何保持自己的心靈健康。在繁忙的生活中，心靈的平衡和健康同樣重要。作者教導我們如何在緊張的工作與生活中，保持一顆平靜的心。這對於提高生活品質有著極大的幫助。

總而言之，這本書給我的生活帶來了很多正面的影響。它讓我更懂得如何在工作和生活中取得平衡，如何更有效地管理自己的時間和精力。如果你也渴望在忙碌的生活中找到出路，那麼這本書絕對值得一讀。

最後，我想用一句話來總結我的感受：讓生活變得更有條理，更有效率，從閱讀這本書開始。

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