學會「如何摘要」是每個人都應該要懂的技能。會摘要可以讓自己更好的把資訊迅速傳播給別人,也可以避免浪費他人的時間。
相信大家多少有聽人演講或開會時,對方滔滔不絕的講話,卻過了數十分鐘台下人都已經打瞌睡、魂遊物外時都還搞不懂重點何在的情況。
不喜歡那樣的場合,但也難保一不小心自己就造成這樣的情況。因此摘要力一書也就吸引了我的目光。
作者主張終極的摘要就是「臨死前也想要說的話」,當然這樣是有些極端了,但抱著這樣的心情,也就比較不會浪費他人的時間。
摘要力的核心在於釐清資訊要傳遞的「對象」是誰?「如何」傳達?傳達些「什麼」?認真思考資訊傳遞的對象「需要」的是什麼🤔
——
書中分享摘要可以拆解成三個步驟。
收集資訊、整理資訊、表達資訊。
(1)收集資訊
要從可信賴的出處找。用提問的方式提高資訊品質、並且盡量用客觀的角度評估資訊。
評估資訊也要依據對象的情況而定,從滿足對方需求的資訊、感覺對方會開心的資訊、自己想傳達的資訊,分別挑選。
(2)整理資訊
首先要判斷資訊必要與否,並分類資訊來讓整理更有效率,也可以替資訊安排優先次序。
(3)表達資訊
盡可能簡潔有力的傳遞給對方。簡潔並不是越少越好,說太多或太少都無法正確讓對方獲得資訊。
作者認為可以去掉無用的開場白、並將資訊以主幹/分支/樹葉的方式發散分享。另外練習「用一句話說明」、「用主題+結論優先說明」、「用列舉型說明」都是可以嘗試且能有效傳達的手段。
——
書中也額外介紹了許多能增加資訊傳遞效率的方式。
譬如自己多練習摘要文章、以圖表呈現摘要、善用語氣和譬喻法等等,都是值得參考的方式。
——
如果是日常生活或在職場上經常需要做報告或演講的人們,相信一定可以從閱讀此書中獲得收穫。