說到時間管理，你知道哪些好方法？ ​ 大多數人都聽過時間管理矩陣（艾森豪矩陣）這個工具吧。將任務依照重要性、急迫性兩個維度來區分，然後將時間與精力聚焦在重要、不急迫這個象限的任務，對嗎？ ​ 但你確定有足夠的時間處理完這些任務嗎？ ​ 那麼，其餘象限的任務可以不用管嗎？每當我問到這些問題時，我發現使用這個工具的人「多數」是沒有完全了解時間管理的本質。 ​ 除了「分類」之外，還有「濾除」和「提速」就是做好時間管理的三個關鍵。分類是第一步，區隔出任務的輕重緩急；濾除是第二步，在不同象限中剔除掉那些沒有必要、不值得投入時間的任務；最後是第三步的提速，減少完成任務所需要的時間。 ​ 分類的方法，我想你已經知道了。那麼濾除和提速該怎麼做？這就是這本書要告訴讀者的，如何做好工作任務的濾除與提速，以達到縮短工時的目的，從而減少或擺脫超時加班的困境。 ​ ．．． ​ 不想被工作追著跑，總是陷入無止盡的加班中？ ​ 假如你手上只有鎚子，那麼所有東西看起來都會像是釘子；同樣的道理，如果你只以完成眼下任務為目的，那麼你永遠沒有時間去實踐重要的事情。 ​ 「眼下都火燒眉毛了，我哪有空去管長遠的事？」 ​ 但吊詭的是，正是這種想法讓你總是忙於眼下的工作，陷入隧道效應、也無暇去思考長遠的規劃，包括如何提高工作效率？如何拒絕、甚至是外包一些根本不需要做的工作？怎麼擺脫這樣的困境呢？ ​ 或許，大數據可以告訴你答案。 ​ 這本書的作者，越川慎司，是一家商務改革顧問公司的創辦人，協助超過八百家企業提升生產力、改善工作效率的顧問服務。在這個過程中，他也蒐集與分析了超過十七萬名職場工作者的大數據，從而歸納中所謂職場菁英與高效工作者的共通點。 ​ 相繼出版了《AI分析，前 5％菁英的做事習慣》、《AI驗證！最強PPT製作法》、《共感團隊》與《我要準時下班！終結瞎忙的「超．時短術」》等書，都是基於大數據所分析出來的結果，包括這本書也是。 ​ ．．． ​ 在這本書中的核心概念，是如何透過「ABC」三種行動來縮短工時，包括： ​ 一、坦然接受過去發生的事（Accept） ​ 與其將時間花在檢討過去，不如投入在現在的行動與未來的規劃；適時的切換工作與思考的時間，避免無謂的作業，就能縮短工時。此外，聚焦在輸出上，別自滿於輸入了很多；專注在達標的規劃，而不是做出好計劃；這麼做的目的是為了降低失敗率，而非確保成功率。 ​ 專注的方向不同，所採取的方法也自然會不一樣。 ​ 二、建立能立即進入狀態的標準或儀式（Build） ​ 若能立即進入工作狀態、果斷的判斷與放棄某些作業流程或步驟，自然能縮短工時，避免無謂的時間浪費。像是開工前喝杯咖啡、伸展身體所帶來的儀式感，以及建立作業進行的標準化流程、利用時間矩陣劃分工作任務的優先順序、建立濾除非必要工作的準則等方式，都能幫助我們節省時間浪費，善用破碎時間。 ​ 三、保持專注與持續行動（Concentrate & Continue） ​ 專注與持續，就能減少重開機與切換所耗用的時間與精力，避免效率的耗損。具體做到的關鍵，在於情緒的控管、數位工具的活用，來幫助我們提升專注力。 ​ 這就是這本書的核心概念，當然也提到了如何將這三種行動運用在團隊協作上。 ​ ．．． ​ 有趣的是，作者越川慎司在其更早一本著作《我要準時下班！終結瞎忙的「超．時短術」》中提出了另一個觀點：比起縮短工時，能夠有效活用時間以產生成果更為重要！ ​ 他認為，如果職場工作者沒有深入思考「為什麼」會發生超時工作，而是只想著「如何」減少加班，反而導致生產力下降。 ​ 因此要解決超時工作的根本之道，就是用正確的方向、有效的方法與合適的方式，做好時間管理。一方面要提升完成任務的速度，另一方面也需要減少無效任務的投入，這就是「超．時短術」的真相。 ​ 聽起來和這本《5%一流人才的超效時間術》談的概念是相同的，如何做好濾除和提速來提昇時間管理的效能與效率。 ​ 說起來簡單，但做起來一點也不簡單。 ​ 大多數人遇到的第一道難題，就是如何做才能提升速度？如何判斷什麼是無效的任務？而「超．時短術」就是針對造成職場工作者瞎忙的三大要事：公司內部會議、資料準備與收發郵件，提出了有效的建議與行動指南。 ​ 所以，現在你清楚的兩本書的差別了嗎？核心都是藉由花費更少的工作時間，從壓力中釋放，並獲得更大的自由與更多的選擇。 ​ 不過具體實踐所聚焦的面向不同，在《5%一流人才的超效時間術》中著眼在「把事做對」方面多一些，而在《我要準時下班！終結瞎忙的「超．時短術」》中則是告訴我們在「做對的事」前提下把事做對會產生更大成效。 ​ 至於哪一項是眼下最重要的挑戰，或是能獲得更大效益那就因人而異了。 ​ ．．． ​ 職場菁英的做法，就會是成功的保證嗎？ ​ 我想有些人看到這裡，或是在閱讀這類型的書籍時，可能會產生這樣的疑問；我也曾有過。 ​ 但我想作者在這書中給出了答案。所謂的職場菁英或高效工作者，會著眼在降低失敗率，而不是提高成功率；他們不會執著於「一定」要成功的目標，只要持續往前推進，就能更靠近成功一點。 ​ 同樣的，借鏡這些共通點，可以讓我們有效降低失敗率與不確定性。如此一來，就離成功不遠了。