收到這本書的第一個直覺：晚了。 ​ 如果早個一年出版，或許可以解決不少人的問題。但現在，除了原本就有在使用線上會議溝通的人，還有多少人有解決問題的急迫性？ ​ 但對於專業工作者來說，我認為這仍然是個重要、必備的一項能力，而且跟你在實體面對面所運用的技巧有很大的不同。 ​ 即使你認為都是在開會、報告與溝通。 ​ 但在提升效率、展現成效上，還有有不少值得注意、甚至和你認知的不太一樣。 ​ 比方說：不開鏡頭比較自在、沒有發言就關掉麥克風是種禮貌，你也是這樣覺得，對吧？但事實上，這會阻礙線上溝通的效率，也會讓訊息傳遞的效果打折。 ​ 此外，雖然線上會議有很大的彈性，隨時、隨處都可進行，但是相對於實體會議更應該減少不確定性。像是議程安排、發言順序與時間設定都需要格外嚴謹，而突發議題、臨時動議更要避免，或是安排到下一場。 ​ 為什麼？因為在線上，與會者並不在同一個場域中；也感受到不到現場的氛圍，讀取不了空氣。 ​ 所在場域會決定與會者所感受到的時間流，在家中、在餐廳或在公司進行會議，所感受到的時間流是不同的。 ​ 所以必須事先設定議程與時間，好讓與會者在設定好的時間流內進行溝通與交流，才能確保會議效率。一旦出現突發議題，無疑是打破時間流的一致性，在控場上就會格外的困難。 ​ 在書中還提及不少這類的重點。 ​ ．．． ​ 好，現在讓我重新再問一次。 ​ 「你對於線上溝通感到困擾嗎？」 ​ 使用視訊軟體進行線上溝通雖然很方便，但也很難理解對方的真實想法與感受，不像面對面來得容易傳達細節的些微差別，也可能產生負面的影響。 ​ 特別是在日本人的文化中，更希望別人能理解自己的感受，而不是公開表達自己的感受，因此也使得線上交流變得更加困難；因為你不能指望透過螢幕就能被理解，而是必須主動做出表達，才有可能得到回應。 ​ 這對於他們來說，與平時面對面的交流技術截然不同，也因此有了「社團法人線上溝通協會（一般社団法人オンラインコミュニケーション協会）」這個非營利團體的存在，因應疫情下所衍生出的遠距工作需求與問題，致力於推動線上溝通的發展，同時也為企業和個人提供相關的培訓和支援。 ​ 這本書就是協會創立一年之間，協助三百間企業或團體，幫助一萬多名商務人士克服線上溝通問題後所歸納整理出的技巧，包括線上會議、線上商談、線上交流與線上工作，四種職場中常見到的線上溝通場景。 ​ 雖然隨著疫情趨緩，我們已經逐漸回復到以往的日常生活與工作模式，但也免不了需要遠距工作與線上溝通的機會；特別是國際型企業或外商公司，線上會議與商談本就是行之有年的機制，不僅能提高溝通效率，也能節省差旅成本，我想書中的觀點和技巧，仍然可以幫助到有需要的商務人士。 ​ ．．． ​ 延續一開始提到的線上會議，有哪些該注意的？我摘錄了書中提到與實體會議相比，線上會議的幾個差異點與應對方式，並做了一些整理： ​ 1️⃣ 會議前的準備 ​ 包括議程的時間設定與順序更為重要。 ​ 線上會議的講者一旦偏離主題，基本上就很難拉回原本的議題。因此，線上會議的議程安排就格外重要，將想聆聽、討論的議題都排入議程，但是以五到十分鐘為單位來設定；做好時間管理，讓大家意識到必須言簡意賅、控制好自己發言的時間。 ​ 此外，最晚在會議前一天，就將議程發送給所有與會成員。而議題的討論要依循「由輕而重」的順序，也就是最重要、困難的議題放在最後。先從簡單的開始，避免卡關、也能讓大家有動力走到最後。 ​ 2️⃣ 會議中的控場 ​ 如何不尬聊、不冷場，讓會議順暢有效率的推進。 ​ 要讓會議順暢進行，控場的三個重點包括：用點名鼓勵發言、話多的排在後面，以及臨時動議要記錄下來擇日再談。 ​ 點名可以讓人產生一種「存在獲得認可」的感受，進而提高專注力，因為不知道自己何時會被叫到；而且在開場與結尾時使用的效果最好。此外，第一位發言者，會很大程度的決定整場會議的節奏快慢；如果一開始就簡明扼要的講重點，後面也幾乎能保持相同的節奏與步調。 ​ 會議中肯定會出現臨時動議或突發性的議題，基本上的處理方式就是記錄下來，列入下次的會議議程中，而不影響這次會議的議程；畢竟線上會議不像實體會議，具備較高的即時調整與確認議程調整的彈性，一旦中斷很可能就失去注意力、宣告失敗。 ​ 3️⃣ 線上會議特有的心理影響 ​ 開鏡頭、不關麥克風反而能提升效率。 ​ 許多人習慣在線上會議時，關閉鏡頭讓自己更舒適；但如此一來會大幅減少溝通時接收到的資訊量，進而導致訊息傳達不順或失誤，造成會議效率低落。因此，主持會議或主講者建議以身做則開啟鏡頭，同時也提醒大家開啟鏡頭。 ​ 此外，多數人認為的不發言時就轉靜音，是一種禮貌的行為。 ​ 但實際上這是一種錯誤的認知。相信大家都有在線上會議發言的經驗，對著空氣說話的感覺肯定很不習慣，也不知道對方到底有沒有在聽、是否有接受到與理解自己傳達的訊息，所以會不時詢問確認；這麼一來，也影響了會議進行的效率與步調。 ​ 或許有人會說，因為開會時所處的環境吵雜，所以會關閉麥克風。但參與線上會議，就如同在上班地點工作一樣，本就該避免在吵雜的地方上線。認為只要有網路的地方，就可以上線參與會議，本身就是一個該改正的觀念。 ​ ．．． ​ 書中還提及關於線上商談、提案或是遠距工作時，能增進效率與成效的一些建議。 ​ 我認為有需要的人可以看一看，也許可以從中得到意想不到的收穫，幫助自己解決長期的困擾。 ​ 當然，書中的場景主要是以日本企業為觀察對象，因此也會受到日本文化的影響，有些觀點或建議，未必適用於歐美或台灣當地在線上溝通時的場景，這一點也需要特別留意。