克里斯·范寧

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財星百大企業搶學的‧1分鐘GPS溝通術：會議、簡報、信件、LINE、電話……必備的職場高效溝通指南

CHRIS FENNING

可曾想過，你每天花了多少時間在工作上的溝通？
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收到商周寄來的書稿時，看到「GPS導航溝通術」的暫定書名時會心一笑。雖然還沒看到內容，但大致上猜到意思，腦中也浮現了「工作對話有導航，職場溝通不迷路」這句話，並心想如果確定要寫推薦文的話，就以此為標題吧！
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根據西門子企業通信集團的研究發現，擁有一百位員工的企業平均每周要花費十七個小時在釐清溝通的內容。這意味著四成左右的工作時間，被浪費在澄清訊息與確認雙方正確解讀。
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如果能更快、更精準的傳遞訊息與對話，我們就可以省下更多時間去從事更重要的任務，也能減少不良溝通所付出的高昂代價。
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只要懂得在對話的一開始就切入重點。
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但是，貿然切入重點也可能讓人一頭霧水、失去聽下去的意願，同樣無法展現溝通成效。因此我們必須先讓對方掌握背景脈絡，建立起連結後再切入重點。而我們的挑戰就是：在九十秒內完成這件事。
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否則對方就會失去興趣、將注意力轉向其他更有吸引力的事物上，比方說手機或是窗外的風景。每當我在企業講授溝通表達的主題演講時，也都會提及這一點；在多數對話場景中，沒有時間讓你慢慢鋪陳、說故事，必須在最短時間內就抓住對方的注意力，說重點、講中要點。
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這本書就是在告訴讀者如何用一分鐘展開有效的對話，只要兩個步驟：十五秒掌握全貌、建立連結；四十五秒切入主題、說出重點。具體來說，你可以這麼做：
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1⃣ 前十五秒，設定好議題框架：包括背景脈絡、溝通意圖與關鍵訊息
2⃣ 四十五秒，提出結構化摘要：要達成的目標、阻礙達標的問題，與問題的解決方案
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就這麼簡單？對，就這麼簡單，如果你能事先準備會更棒！
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你知道在這短短的一分鐘裡運用了哪些心理學技巧嗎？初始效應、峰終效應，以及蔡加尼克效應。所以，無論是在講授提案、簡報、企劃，或者是商務溝通主題的演講時，我都會提到這一件事：結論先決。
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結論先決，不僅僅是說出自己的結論就好。
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而是要讓對方清楚接收到這個結論的前提背景、與自身的關聯性，與帶給他的價值性是什麼？這才是一個「完整」的結論，是關乎對方的、而不是自己。
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我覺得這本《財星百大企業搶學的1分鐘GPS溝通術》最棒的一點，就是沒有太多理論，而是用案例解析與提問讓讀者循序漸進地理解與掌握這一分鐘該做什麼？如何做好？以及該注意的盲點與誤區。
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而結構化摘要中的目標、問題與解決方案，取其英文字首正好組成了GPS原則，意味著像導航設備一樣，幫助你為他人引導對話方向，理解抵達目的地可能遭遇的阻礙與路線。
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用一分鐘的時間總結你的完整訊息、說明你想達成的目標以及期望對方採取的行動，你的對話將會更簡短有力、也更有成效。更重要的是，只要你抓住了對方的注意力，對方也會願意投入更多時間對話，因為和你對話就是眼下最重要的事情。
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只花一分鐘，套公式就能做到高效溝通，讓職場溝通不再迷路。

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