卡爾．紐波特

博客來0010905956

沒有Email的世界：過度溝通時代的深度工作法

Cal Newport

你一天要收幾封 Email？我是個一天要收上百封 Email，曾身陷信件海、差點被淹沒的上班族，在上任一陣子後才逐漸找到方法，從中解脫。

《深度職場力》和《數位深度大掃除》的作者 Cal Newport 在《深度工作力》後，發現研究了心法還不夠，因為讀者更需要的是如何實踐，於是誕生了這本《沒有 Email 的世界》。

你好奇追求深度工作的 Cal Newport，對於 Email 這個大魔王都如何處置嗎？


接下來的文章內容，我會和你分享作者的 2 個觀察和 4 個建議，以及我的實踐。希望你也能找到具體的方法讓工作變得更流暢。


▋你以為你有生產力但沒有
Email 讓現代人產生了一種忙碌的假象。

你有沒有碰過一種同事，作了一點雞毛蒜皮小事也要慎重其事的寫封 Email，抄送給老闆、老闆的老闆和全世界？Email 的低成本成為員工刷存在感的工具，彷彿回一堆信，就是認真工作的表現。

你有沒有跟一種客服合作過，在提出問題後，它每天會寄一封信給你，大意是說我們正調查中，有消息會盡快回覆？之後又過了好幾天，才得到確切更新。一共可能收了超過十封信，但其實真正的有用資訊只有一兩封。

以上這些為了宣揚但並未落實、或是修補本來不應存在問題的工作，在《狗屁工作》中有更精闢的描述，而Email 無形中助長了這些工作。

Email 和許多科技工具一樣，本意都是為了幫助人們生活過得更好，但隨著發展，漸漸長出自己的樣子。社會經濟學家 Thorstein Veblen 提出技術決定論（technological determinism），指的是技術會隨視需要自行演變和發展。

其他例子還有 Cookie，起初是用來讓網站能夠容易追蹤使用者瀏覽器的技術。但後來卻被廣告商發現能夠以此來挖掘出使用者喜好，投放對的廣告。


▋笨蛋，問題不是 Email，而是過動的蜂巢思維
作者開宗明義地指出，真正的問題不是 Email，而是 Email 和各種即時通訊平台所造成的過動蜂巢思維（Hyperactive Hive Mind）。

過動的蜂巢思維：以持續對話為核心的工作流。透過 Emai，傳遞沒有架構、沒有排定時間的訊息。換句話說，就是持續沒有結論、重點、行動方案的討論。

人們討厭欠債（沒回的信彷彿一種通訊債）、又渴望被認同的天性，助長我們深陷其中而無法自拔。研究指出，上班族平均每六分鐘檢查一次收件匣或即時通訊，每日處理的訊息高達一百二十六則。


▋4 大 Email 使用原則，用有限的專注力換取最高的產出
有問題的從來不是工具，而是如何使用。作者提出四大原則，用較少的時間換取更高品質的產出：

▋專注力資本原則：找到自己適合的工作時間
書中提出把專注力視為一項資本，優化員工為產品加值的工作流。身為員工，讓我想到找到適合的工作時間，就能善用珍貴的專注力。

每個人的工作節奏都不一樣，你知道自己的任務在什麼時候最適合進行嗎？以我為例，開始上班的第一個小時是我嘗試過後，覺得最適合進行各種與公司系統有關的任務，無論是提交申請或是跟催進度。

原因很簡單，那段時間許多同事還沒上班，因此比較不容易被打斷；加上上述的批次處理，能夠讓我把數項申請跟進度跟催一次做完。

到了第二個小時，同事陸續上班了，這時大家精神正好、腦袋也清醒，正好適合進行會議，做決策。最後到了下班前，已經精疲力盡，則可以將自己從任務中抽離，看看未來行事曆，考慮哪些要出席、哪些可以用電子信件溝通，整理一番後結束今天的工作。

被打斷後要再回來專注手邊事情很耗神，因此找到適合每個時段的任務，對於提高生產力非常有幫助。

▋流程原則：看板
在生產流程中去除非必要的互動，減輕員工的額外干擾、專注在工作執行。看板工具在這時候幫上大忙，當需要詢問一項專案進度，不需要 Email 或者訊息來回，只要查看相關的看板，最新進度以及下一步一目了然。


▋協定原則：設定期待、界線
作者建議制訂何時與如何進行溝通的原則，事先的規劃有助於降低長期的成本。根據一項加州大學爾灣分校的研究指出，正在工作中的人一旦被打斷了，平均要花 23 分鐘的時間才能恢復投入原本手邊的工作。

很多人得了一種「看到新信一定要馬上看」、「有訊息一定要已讀」的毛病，無論本來在處理什麼工作，只要螢幕的右下角跳出通知，總忍不住想點開，於是就分心了。想想那 23 分鐘又可以處理好多事情呢！

其實我也經歷過這樣一段時間，最高紀錄一天有 11 個會，並且信一來就馬上讀、馬上回。曾經行事曆滿到老闆 1:1 時跟我說：Your calendar looks scary…那樣的生活持續數個月後，我開始偏頭痛，額頭變得緊繃，就好像一整天二十四小時都在皺眉頭一樣，還無法緩解，持續了一個禮拜才好。

之後學會定時收信以及和工作夥伴溝通，盡量不參加當天才通知的會議、設定不受訊息、信件打擾的專注時間，才逐漸抓回工作節奏。

▋專業化原則：分工專業化
作者認為職務分工應該更專業化，讓員工專責的工作少一些，工作品質將會高很多。如果你像我一樣是一位上班族，與其期待公司調整職務分工，調整自己的工作時段是更可行的方式。如果不能專業分工，至少讓時段分工。

我們身邊最有生產力的例子大概就是生產線了，總是日以計列的產出大量產品。仔細觀察，會發現生產線通常採用「批次處理」（batch）而不是隨時處理（ad-hoc）。

一間甜點店每天要大量生產甜點，不會讓一位師傅專做「一顆」蛋糕，從打蛋、處理麵團開始一路做到最後的裝飾，而會一次只做一項任務，同時生產出「多顆」蛋糕。

即使這些蛋糕都是同位師傅作的，但一次只專心做一項任務，比起從頭做到尾，對專注度和生產力的提升都有幫助。


▋我的實踐
除了上述套用作者建議的 4 個經驗，身為每日會收近百封信件的上班族，我還想跟你分享處理 Email 的 2 個技巧：

▋把「任務」導向轉為「人」導向
我們很習慣將工作事項視為任務導向，這很自然，對大部分的職能來說，完成專案就是工作，例如工程師作新功能開發專案、業務負責客戶軟體導入或是客服指導客戶作狀況排除。因此把任務作條列式紀錄，例如某某專案需要投入哪些資源。

但這樣做的缺點是一次只能處理一項任務。試想，如果一天當中有十件任務需要處理，除了認命的一一擊破，有沒有別的方法？

資料分析作久了，對於各式各樣的結構化資料總是比較敏感，這次也不例外。我開始思考能不能用不同的「維度」切入任務清單？就像零售業客戶會準備各種維度的客戶資料，像是性別、年齡、居住地、職業、收入等，希望我們能用不同維度分析，看出和選點最相關的洞見。

當然有，我們可以將信件「分門別類」。例如上系統、跑流程可以歸為一類，利用前述的「找到合適的時段進行不同任務」一次解決，這是依據信件「屬性」作分類。

此外，還能夠將信件以「人」作分類。譬如十封信件中，有三件跟某位合作夥伴有關，儘管性質不同，但總之都需要跟同個人討論才能往下進行。

這時就翻翻行事曆，看一下和夥伴下次開會時間，再評估時程，如果時間允許，不妨就等到開會時一次解決，省去另外約時間的麻煩。

本來需要回覆三封信件變成一場會議，效率大幅提升。

▋學會區分信件的優先順序
跑一趟醫院急診部，會發現病患手上都有不同顏色的手環，那是檢傷後的分類結果，紅色（舉例說明）代表最嚴重，黃色次之，綠色則無危險，優先順序可以往後，也可以自己走入診間。

急診室懂得分類病人，收信也要懂得分類。當需求進來時，先判斷有多緊急，能等嗎？如果不馬上處理會有什麼後果？

曾經有位同事一次接到來自兩個客戶的會議邀請，都很緊急，偏偏時間衝突了，衡量結果決定優先參加其中一個，原因很簡單：這是我們的最大客戶，貢獻了 30%的公司業績，要是處理的不好，掉了訂單，大家都遭殃。

有了這樣的分析，延後另一位客戶的邀請就變的理所當然，也不需要擔心其他同事抗議，因為誰都明白最大客戶的重要性。


▋後記
當 Email 的便利被誤解成效率，工作就會淪為過動式溝通的犧牲品。你的忙碌是來自於過動的蜂巢思維，還是真正的工作？

善用以上這六個 Email 使用原則和技巧，幫助我們避免電子信箱的暴政，創造更平靜、更高品質的工作。


總是有讀不完的信？每天收百封信上班族的親身實踐《沒有 Email 的世界》

你的工作是否有每天都接不完的電話、一直重新整理信箱、忙著回覆新進郵件、處理臨時撥打進來的電話，就這麼不斷循環，感覺每天都很忙碌，卻沒有深度生產力而力不從心?

<沒有EMAIL的世界>作者卡爾紐波特一直以來提倡的理念都不是反科技，而是讓我們的環境充分發揮數位網路的潛力，是我們在主導科技，而不是完全以科技來決定我們要做些什麼。尤其更是不需要每六分鐘就檢查一次收件夾!這些過度的數位資源，真的有助於我們更投入於專業之中嗎?

【過動的蜂巢思維】是整本書不斷提及的現代人的工作方式，意指以持續對話為核心的工作流，透過電子郵件及即時通訊服務等數位通訊工具，傳遞沒有架構、沒有排定時間的訊息。

例如說你必須上班時間不斷關注你的LINE，你明明在處理A專案，也已經進入了心流的狀況。但客戶因為B專案的事情，不斷地丟問題，因為專案報告太複雜(客戶看不懂)，每隔5分鐘就詢問你一次專案內容，使得你不得不打斷自己的專注力並且即時回覆客戶的疑問，這就是一種過動的蜂巢思維。

本書透過四個原則來改善這種過動性蜂巢思維，分別是專注力資本原則、流程原則、協定原則、專業化原則，以下簡單分享介紹各個原則

1.專注力資本原則

在工業界，主要的資本資源是原物料和機器設備，那麼在知識產業，主要的資本就是你雇用的人力(而這些人最重要的就是他們的專注力)，簡單來說，在工作流程中，要幫員工創造最大的專注力，就能夠提升知識產業的生產力。

這個章節裡提到可以使用專案管理軟體，看完這個章節以後我迫不及待地用書本裡推薦的-Trello專案管理軟體，這個軟體可以設置"看版"，接著在看版上設定欄位跟卡片，每張卡片正面都有一段簡短的說明，點選以後，就可以看到更詳細的資訊，而且可以針對每項卡片裡面做不同的筆記。

用這個軟體的話，你今天預計要做這一項工作，就只會看到有關於這項工作(這個卡片)哩，你同事留言的相關訊息，就不會像email一樣，在處理A事情的時候，卻看到B、C等其他專案的事，心思也就不會被拉走，變成是你在主導你的專案，而不是讓你的email主導你現在要做的事情!

2.流程原則

採取有智慧的生產流程，可以大幅提升績效，也較不疲憊。

那什麼是有智慧的生產流程呢?其實這要視你的產業情形而定。這邊舉個書中的例子:一間媒體公司每周提供書籍總覽及每日的課程短片，工作流程中每個人各司其職，需要有人負責實際構想、撰寫課程、編輯、拍攝、剪輯、發送資訊到數位平台等。而該間公司則是選擇共用試算表，例如A上傳完撰寫的課程以後，在狀態欄旁邊標示為"可以編輯"→負責編輯的人看到狀態後且編輯完以後，則上傳新的檔案，並註明"可以拍攝”→負責拍攝的人看到狀態並且拍攝完以後，上傳新的檔案並註明"可以編輯"…等這樣子的工作流程。他們並不會打電話、傳email等告知，就是直接在共用資料夾中註明可以繼續進行的專案狀態，也就不會因為過多的即時連線資訊，而打斷其他人的專注力。

3.協定原則

設定規則來優化when與how，本書提及了關於開會時程協定、辦公時間協定、客戶協定、簡短郵件協定..等，太多了!這邊只介紹我最感興趣的開會時程協定。

會不會你在跟客戶約時間時，總是一來一往的mail才好不容易敲定時間?
:我們應該開個會，你再告訴我你方便的時間
:下週可以嗎
:可以，一般來說我週三週四下午可以
:那兩天我比較忙欸，還是週五呢?
:週五我不行欸，還是再下周呢?
諸如此類的繁複mail出現在你的收件夾(但又沒什麼重點)，可是你的注意力已經被吸走啦~這裡作者提出一個方法，可以Acuity或是google日曆等軟體，填入你不行的時間後再給對方連結去預定一個雙方都有空的時間，書中有更詳盡的操作流程及各式不同的協定，因為篇幅實在太長，這邊只簡短介紹開會時程協定。

4.專業化原則

在知識工作上，做更少的事情，但追求更高的品質、更為盡責的做每件事，將可成為大幅增加生產力的基礎。

專業化原則的核心就是少即是多的概念，做少一點，做好一點。例如將行政工作外包，而自己投入真正的專業生產，避免總是在對外交際卻忘了深度工作，並減少看mail的時間，利用"衝刺"的方式工作(可以參考番茄時鐘!)，這個章節比較多是在談專注力的問題，推薦大家可以去看作者的<深度工作力>唷。

我相信一定有部分書友常常落入蜂巢思維的陷阱裡，雖然科技日新月異，但也造就了我們對於即時通訊的焦慮，這本書裡運用了大量的實例以及理論支撐，但這本書我覺得更適合能夠更改公司體制(新創公司等較能夠接受員工想法)或是主管階層的人，因為有許多提及到的都是需要更改公司內部流程作業，如果你看完很想嘗試但卻又無力改變，那應該會有點受挫吧~然後因為書中的推薦我也成為Trello專案管理的愛好者，可惜我也無力改變公司制度，但能夠將代辦事項一次列清楚，將腦中資訊轉化為實質文字，也增加了我的腦容量空間!(偷偷感謝作者花了大篇幅在介紹，讓我抑制不住自己對該軟體的好奇心xd)

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